Plantillas
Plantillas gratuitas para ordenar tu operativa
Cuatro hojas para Excel (o Google Sheets) que puedes descargar ahora, sin dejar tus datos. Traen fórmulas ya puestas, listas desplegables y unas filas de ejemplo que debes borrar antes de usarlas. Las descargas no piden email ni ningún otro dato.
Las filas marcadas como EJEMPLO (identificador «EJ-…», letra gris) son inventadas para que veas cómo se rellena. Bórralas antes de empezar a usar la hoja.
Seguimiento de pedidos
Registra cada pedido con su fecha, cliente, estado y fecha prevista de entrega. La hoja calcula sola los días de retraso y una segunda hoja resume cuántos pedidos hay en cada estado.
Para quién: Tiendas, talleres y pymes que gestionan pedidos a mano o por correo y quieren dejar de perderlos de vista.
El Excel trae fórmulas y listas desplegables. El CSV usa punto y coma como separador y solo lleva las columnas de entrada: ábrelo con Excel en español o impórtalo en Google Sheets.
Cómo usarla
- Abre la hoja «Datos» y borra las filas de ejemplo (las que empiezan por EJ-).
- Añade una fila por pedido. Rellena las columnas en blanco; la columna «Días de retraso» se calcula sola.
- Actualiza el estado cada vez que el pedido avance. Si hay un problema, márcalo como «Incidencia» y anota el detalle.
- Consulta la hoja «Resumen» para ver cuántos pedidos hay en cada estado y el importe total.
Campos
- ID pedido
- Un identificador único por pedido.
- Fecha del pedido
- Cuándo entró el pedido.
- Cliente
- Nombre o referencia del cliente.
- Canal
- Por dónde llegó el pedido.
- Producto o servicio
- Qué se ha pedido.
- Cantidad
- Unidades.
- Importe (€)
- Importe total del pedido.
- Estado
- En qué punto está el pedido.
- Entrega prevista
- Fecha en la que se prometió entregar.
- Entrega real
- Fecha en la que se entregó de verdad. Déjala vacía hasta entonces.
- Responsable
- Quién lleva el pedido.
- Notas
- Cualquier detalle útil. No apuntes datos sensibles.
- Días de retrasocalculada
- Se calcula sola: días entre la fecha prevista y la real (o hasta hoy si aún no se ha entregado).
¿Actualizas pedidos a mano todos los días?
Si copiar pedidos de un sitio a otro te quita horas, calcula cuánto cuesta y valora si compensa automatizarlo.
Registro y seguimiento de incidencias
Un registro sencillo de incidencias con prioridad, estado, responsable, causa y acción correctiva. Calcula los días que lleva abierta cada una y resume cuántas hay por estado y prioridad.
Para quién: Equipos que resuelven problemas de clientes, pedidos o facturas por correo o mensajería y no tienen un histórico.
El Excel trae fórmulas y listas desplegables. El CSV usa punto y coma como separador y solo lleva las columnas de entrada: ábrelo con Excel en español o impórtalo en Google Sheets.
Cómo usarla
- Borra las filas de ejemplo (las que empiezan por EJ-) en la hoja «Datos».
- Registra cada incidencia el día que aparece, con una descripción breve y una prioridad.
- Asigna un responsable y una fecha límite. Cuando se resuelva, rellena la fecha de resolución, la causa y la acción correctiva.
- Marca «Sí» en «¿Se repite?» cuando ya haya ocurrido antes: son las mejores candidatas para prevenirse o automatizarse.
- Revisa la hoja «Resumen» cada semana.
Campos
- ID incidencia
- Un identificador único.
- Fecha de apertura
- El día que apareció.
- Origen
- Quién la detectó o la causó.
- Tipo
- Categoría de la incidencia.
- Descripción
- Qué ha pasado, en una o dos frases. Sin datos personales innecesarios.
- Prioridad
- Urgencia de resolverla.
- Estado
- En qué punto está.
- Responsable
- Quién la resuelve.
- Fecha límite
- Hasta cuándo debería estar resuelta.
- Fecha de resolución
- El día que se resolvió. Vacía hasta entonces.
- Causa raíz
- Por qué ocurrió realmente.
- Acción correctiva
- Qué se hará para que no se repita.
- ¿Se repite?
- ¿Ya había pasado antes algo parecido?
- Días abiertacalculada
- Se calcula sola: días desde la apertura hasta la resolución (o hasta hoy).
¿Siempre hay las mismas incidencias?
Cuando un problema se repite, suele haber un paso manual detrás. Comprueba si ese proceso es buen candidato para automatizar.
Control de tareas repetitivas
Lista cada tarea repetitiva con su frecuencia, el tiempo que lleva y sus características (reglas claras, copia de datos, errores). La hoja calcula las horas al mes y sugiere una prioridad orientativa para decidir por dónde empezar.
Para quién: Cualquier equipo que quiera saber dónde se le va el tiempo antes de decidir qué automatizar.
El Excel trae fórmulas y listas desplegables. El CSV usa punto y coma como separador y solo lleva las columnas de entrada: ábrelo con Excel en español o impórtalo en Google Sheets.
Cómo usarla
- Durante una o dos semanas, apunta cada tarea que se repite (aunque sea corta). Borra antes las filas de ejemplo (EJ-…).
- Rellena frecuencia, cuántas veces por periodo la hace cada persona y cuántos minutos le lleva.
- Responde con honestidad a las tres preguntas: ¿reglas claras?, ¿copia datos entre sistemas?, ¿genera errores?
- La columna «Horas al mes» y la «Prioridad orientativa» se calculan solas. La prioridad es una pista, no una decisión: comprueba las tareas con prioridad alta con el evaluador de automatización.
- Periodos al mes que usa la hoja: diaria = 21, semanal = 52/12 (≈ 4,33), mensual = 1.
Campos
- Tarea
- Nombre corto de la tarea, por ejemplo «Pasar pedidos de la web a la hoja».
- Descripción breve
- Qué se hace, en una frase.
- Responsable
- Quién la hace.
- Frecuencia
- Cada cuánto se repite.
- Veces por periodo
- Cuántas veces la hace una persona en cada periodo.
- Minutos por vez
- Cuánto tarda cada vez.
- Herramientas
- Programas o canales que interviene (correo, hoja, CRM…).
- ¿Reglas claras?
- Ante el mismo caso, ¿se hace siempre lo mismo?
- ¿Copia datos entre sistemas?
- ¿Hay que pasar datos de un sitio a otro a mano?
- ¿Genera errores?
- ¿Se equivoca la gente en esta tarea?
- Horas al mescalculada
- Se calcula sola. Es por persona: multiplícala por las personas que la hacen.
- Prioridad orientativacalculada
- Alta: 4 h/mes o más y reglas claras. Media: 2 h/mes o más y reglas al menos a veces claras. Baja: el resto.
Ya sabes dónde se va el tiempo. ¿Y ahora qué?
Elige la tarea con más horas y reglas claras y valora si es buena candidata para automatizarse.
Evaluación del ahorro de una automatización
Una hoja de cálculo con celdas de entrada (amarillas) y resultados que se actualizan solos: coste laboral, ahorro potencial bruto y neto, mes de recuperación y ROI a 12 meses. Usa las mismas fórmulas que las calculadoras de esta web.
Para quién: Quien quiere estimar si una automatización compensa antes de pedir un presupuesto, y guardar el cálculo en su propio Excel.
El Excel trae fórmulas y listas desplegables. El CSV usa punto y coma como separador y solo lleva las columnas de entrada: ábrelo con Excel en español o impórtalo en Google Sheets.
Cómo usarla
- Sustituye los valores de ejemplo de las celdas amarillas por los tuyos. Los valores que trae la hoja son un EJEMPLO, no una medición ni un caso real.
- Si no conoces una cifra (errores, mantenimiento, implementación), déjala en 0: los resultados que dependen de ella lo indicarán.
- Lee los resultados de abajo. Son una estimación con tus supuestos: no garantizan ningún ahorro.
- Contrasta el resultado con la calculadora de ROI de la web o pide una evaluación del proceso real.
Qué calcula
- Horas al mes dedicadas hoy a la tarea
- Entrada. Suma de todas las personas. EJEMPLO.
- Coste por hora (€)
- Entrada. Incluye el coste de empresa, no solo el salario bruto. EJEMPLO.
- Coste mensual de errores o retrabajos (€)
- Entrada, opcional. EJEMPLO.
- Porcentaje que podría automatizarse
- Entrada. Sé prudente: rara vez es el 100 %. EJEMPLO.
- Coste de implementación (€)
- Entrada, pago único. EJEMPLO.
- Mantenimiento mensual (€)
- Entrada. EJEMPLO.
- Coste laboral al mes (€)calculada
- Horas × coste por hora.
- Ahorro bruto al mes (€)calculada
- (Coste laboral + errores) × porcentaje automatizable.
- Ahorro neto al mes (€)calculada
- Ahorro bruto menos el mantenimiento mensual.
- Ahorro neto al año (€)calculada
- Ahorro neto mensual × 12.
- Meses para recuperar la inversióncalculada
- Coste de implementación ÷ ahorro neto mensual, redondeado hacia arriba.
- ROI a 12 mesescalculada
- (Ahorro neto de 12 meses − inversión) ÷ (inversión + mantenimiento de 12 meses).
Con tus cifras, ¿compensa?
Si el resultado sale positivo, el siguiente paso es comprobar que el proceso se puede automatizar de verdad.